Los comités de gerencia buscan informar, ejecutar y decidir, en un espacio abierto de debate, diálogo, pensamiento y participación colectiva, en aras de garantizar la sostenibilidad y la visión sistémica de la organización, nutriéndonos de los conocimientos y experiencias de cada uno de los integrantes del comité. Se muestra su madurez empresarial, cuando se toman decisiones en el comité y no son impuestas por la gerencia general.
Tiempo sugerido:
- Comité General: 4 horas mensuales
- Comité área: 2 horas mensuales
- Sprint de avance del área: 30 minutos semanales
- Para hacer la planeación estratégica del año, uno o dos meses antes, empezar a consolidar la información documentada de todo el periodo, para en una convención de 3 a 5 días, poder definir objetivos, actividades, indicadores y presupuesto.
Elaboración de las Actas:
Tanto en el comité general, como en el de área, el acta es diligenciada por el director del área o uno de sus colaboradores, en un archivo en línea o compartido. El acta del área es de acceso para la gerencia y el área, salvo qué se establezca algo diferente en el comité. El acta del comité general, es de acceso de las áreas, para trabajar en lo qué les corresponda.
Etapas generales de los comités:
- Definir y programar el tipo de comité de gerencia. Sprint, área / Mini compañía o General
- Establecer o definir el orden del día. En el general, el orden del día, lo diseña Gerencia de acuerdo al objetivo del comité. En el comité por área o mini compañía, el orden del día lo diseña el Director del área, al igual que en el sprint de seguimiento.
- Realizar la lectura del acta del comité anterior con los compromisos. Para el primer comité de área o general, lectura de hallazgos o punto de partida.
- Socializar las evidencias claras, concretas y precisas, qué evidencian el cumplimiento o avance de los compromisos.
- Socializar los aprendizajes, y en los casos qué no se cumplió, comentar qué sucedió, qué está haciendo para lograrlo, nueva fecha de entrega y qué apoyos requiere.
- Se aborda las Metas – Objetivos del periodo a revisar con su respectivo plan de acción, indicadores, presupuesto, cronograma y compromisos de resultados a alcanzar.
- Se abre la Discusión sobre el tema, de una forma precisa, clara y con datos para poder llegar a acuerdos de lo qué se debe avanzar en el plan de acción, indicadores, presupuesto, cronograma y acuerdos de los compromisos de resultados a alcanzar. Validar qué estén considerados todos los objetivos, qué necesito de otras áreas y entiendo la relevancia, las fechas de los compromisos, la priorización, el status del indicador, y el status del tablero de mando integral de su área.
- Cierre del comité, con el Acta donde se expresa con precisión los ajustes qué se requieren hacer, los acuerdos y compromisos a revisar en el próximo comité
Principios regentes de un comité:
- Lealtad y confianza: respetando las decisiones del comité, y sin generar mal ambiente frente a ellas
- Bien común de la empresa: buscando garantizar su sostenibilidad, inclusos por encima de los criterios de accionistas o propietarios, qué no identifican qué sus decisiones pueden llevar a la empresa a la quiebra
- Comunicación asertiva y efectiva: lo qué se decide en el comité, se comunica y despliega en cascada en la organización vinculando a los involucrados
Elementos básicos para aumentar la efectividad de la reunión:
- Se llega con tiempo, no a tiempo
- Se planea y diseña como mostrarse la información, clara, concreta y precisa
- Se comunica con respeto
- Se respetan los tiempos y las reglas establecidas para el proceso
- Cuando se va a presentar una propuesta, se llevan los datos e información relevante para tomar decisiones
- Participan las personas clave y quienes tienen información relevante en el tema, no se invita a cualquiera
- Se utilizan herramientas y tecnologías qué faciliten la transmisión clara y precisa de la información (informes ejecutivos, PowerPoint, etc.)
- Se evitan las conversaciones qué no tienen relación con el tema, y las actitudes autocráticas de alguno de los participantes
Recomendaciones Generales:
- Preguntar, por aprender y conocer los datos qué se utilizaron para los cálculos qué se presentan
- Leer las planeaciones estratégicas
- Tomar nota de lo qué te haga ruido o sea relevante para ti, tu proyecto y visión de la empresa
Elementos a considerar en cada uno de los tipos de reunión con gerencia
- Orden del día
- Lectura de los compromisos de la reunión anterior
- Evidencias claras, concretas y precisas del logro de los compromisos. (hechos y datos, EJM: son 5 documentos van 3)
- Lo qué no se logró, qué evitó qué sucediera, cómo lo estoy resolviendo y en qué necesito apoyo de gerencia o alguna otra área
- Nuevas fechas para entregar lo qué quedó pendiente
- Esta semana en qué me enfocaré y cuál es mi compromiso claro, concreto y preciso para el próximo sprint
- Actualizar el acta y cierre del sprint
- Orden del día
- Punto de partida o hallazgos para el primer comité
- Lectura de los compromisos de la reunión anterior
- Evidencias claras, concretas y precisas del logro de los compromisos
- Lo qué no se logró, qué evitó qué sucediera, cómo lo estoy resolviendo y en qué necesito apoyo de gerencia o alguna otra área
- Nuevas fechas para entregar lo qué quedó pendiente
- Metas – Objetivos con fecha, actividades con fecha, presupuesto general y presupuesto de inversión. Si se desea más detalle de las actividades, indicadores, plan de acción, presupuesto, responsable, entre otros, se entra a la ficha de planeación en Excel.
- Se va discutiendo y analizando las cifras, fechas, alcance, presupuesto sobre cada objetivo en la medida qué se presenta
Ir identificando necesidades de formación general para optimizar la efectividad el proceso e incluirlas para el plan de capacitación del siguiente periodo - Se define los objetivos prioritarios para empezar con su ejecución por el aporte a los objetivos de la empresa
- Actualización y lectura del Acta donde se expresa lo socializado, los ajustes qué se requieren hacer con precisión, y los acuerdos y compromisos a revisar en el próximo comité y Cierre del comité
- Orden estricto del día con la secuencia y los tiempos de participación de cada área enmarcado en el tablero de mando integral de gerencia. Si es necesario incluir avisos importantes o parroquiales qué se deban dar por parte de la gerencia. Con un ayuda tiempo qué diga cuando le falten 5 minutos y cuando le falte 1. Asignar – rotar a los participantes – guardián del tiempo.
- Punto de partida o Hallazgos para el primer comité presentado por gerencia
- Lectura del área qué le corresponde de los compromisos de la reunión anterior
- Evidencias claras, concretas y precisas del área del logro de los compromisos (hechos y datos)
- Lo qué no se logró, qué evitó qué sucediera, cómo lo estoy resolviendo y en qué necesito apoyo de gerencia o alguna otra área para el logro de los resultados
- Nuevas fechas para entregar lo qué quedó pendiente
- Actualización del acta por parte del área qué corresponde
- Se realiza el mismo proceso con cada una de las áreas
- Metas – Objetivos con fecha, actividades con fecha, presupuesto general y presupuesto de inversión (si se desea más detalle de las actividades, indicadores, plan de acción, presupuesto, responsable, entre otros, se entra a la ficha de planeación en Excel)
- Se va discutiendo y analizando las actividades, cifras, fechas, alcance, presupuesto sobre cada objetivo, haciendo los ajustes y la priorización en la medida qué se presenta, identificando también las responsabilidades compartidas para el logro de ese objetivo entre las diferentes áreas
Ir identificando necesidades de formación general para optimizar la efectividad el proceso e incluirlas para el plan de capacitación del siguiente periodo - Actualización del acta por parte del área qué corresponde
- Se realiza el mismo proceso con cada una de las áreas
- Se lee el Acta donde se expresa lo socializado, los ajustes qué se requieren hacer con precisión, y los acuerdos y compromisos a revisar en el próximo comité, ajustando lo qué se identifique para dar Cierre al comité
- Durante todo el periodo se recoge información y datos qué se van analizando para presentar en los comités de área
- Se define la fecha de realización de la convención de planeación estratégica,
- La gerencia informa cuál será la nueva visión estratégica general por el qué va la empresa para el siguiente periodo (% de crecimiento, o % de utilidad, o % de unidades, o Apertura de nuevos mercados, o nuevos proyectos generales, o algún otro qué les dé línea a sus directivos de por donde enfocarse)
- Uno o Dos meses antes los directores de área, empiezan a montar su planeación estratégica, indicadores, presupuesto, plan de acción con la información clave de su área, los objetivos del periodo, los logros, las dificultades, las necesidades, los presupuestos, herramientas, tecnologías, y demás elementos necesarios
- La gerencia en ese mismo periodo define hacia dónde va la empresa con más precisión, si dará o no continuidad a su misión, visión, valores corporativos y objetivo general, y en caso contrario, los ajustará para presentarlos en la convención
- Planeación de la convención, lugar, participantes, souvenirs, materiales equipos, desplazamiento, y demás necesarios
- En la ejecución:
– Bienvenida por parte de gerencia y su equipo asesor, socializando para donde va la empresa, como están vinculadas las diferentes áreas y los avisos parroquiales de temas qué impactaran el funcionamiento de la misma.
– Socialización del orden estricto del día con la secuencia y los tiempos de participación de cada área enmarcado en el tablero de mando integral de gerencia, con un ayuda tiempo qué diga cuando le falten 5 minutos y cuando le falte 1
– Informe claro, concreto y preciso de cada una de las áreas, de sus objetivos, logros, dificultades, como se solucionaron o qué es necesario de gerencia o de las otras áreas para solucionarlo
– Socialización de los ajustes y mirada estratégica de gerencia de la misión, visión, valores y objetivo estratégico de la empresa
– Socialización de la planeación estratégica por áreas, con las Metas – Objetivos con fecha, actividades con fecha, presupuesto general y presupuesto de inversión (si se desea más detalle de las actividades, indicadores, plan de acción, presupuesto, responsable, entre otros, se entra a la ficha de planeación en Excel)
– Se va discutiendo y analizando las actividades, cifras, fechas, alcance, presupuesto sobre cada objetivo, haciendo los ajustes en la medida qué se presenta, identificando su alineación con el objetivo de la empresa y también las responsabilidades compartidas para el logro de ese objetivo entre las diferentes áreas
– Priorización de los objetivos más vitales para cumplir con el objetivo general de la empresa
– Actualización del acta por parte del área qué corresponde con los objetivos priorizados, ajustes necesarios, acuerdos de fechas para iniciar sprint de seguimiento, reuniones de área
– Se realiza el mismo proceso con cada una de las áreas
– Se lee el Acta donde se expresa lo socializado, los ajustes qué se requieren hacer con precisión, y los acuerdos y compromisos a revisar en el próximo comité de sprint o área, ajustando lo qué se identifique, y se define las fechas de los comités de gerencia general, para dar Cierre a la convención